Lo que no pagues en enseñar lo pagarás en reclamaciones

La productividad se consigue por medio de unir 2 partes hacer las cosas lo mejor que sabemos y mejorar el proceso, pero para lograrlo tenemos que tener en cuenta a las personas.

El mejor proceso del mundo no dará los resultados esperados si no tenemos gente entrenada para realizarlo, y las mejores personas del mundo no conseguirán grandes resultados si los procesos están rotos. Se necesitan ambos.

Ahora bien ¿como podemos entrenar a las personas?, los adultos no son niños y a muchos les cuesta muchísimo aprender algo nuevo (pregúntales a los que llevan toda la vida intentando aprender ingles).

Además los adultos tienen sus propias ideas respecto a lo que necesitan aprender, y tendrán interés en aprender lo que ellos piensen que va a serles útil en su trabajo.

Por tanto si tienes la labor de enseñar a la gente en tu trabajo tienes que unir estas 2 variables, 1º cuesta aprender, y 2º puede que muchos no estén interesados en lo que les vas a enseñar.

¿Como se consigue enseñar en estas circunstancias?

Lo primero que hay que hacer es explicar porque vamos a enseñar algo nuevo, parece obvio pero si el instructor no se pone en los zapatos del alumno, no podrá ver que para el alumno no es necesario cambiar nada, porque las cosas van saliendo mas o menos bien.

Sin embargo tenemos que hacer entender que mas o menos bien ya no sirve porque hay muchas empresas que trabajaban mas o menos bien y que han cerrado despidiendo a sus empleados.

Por tanto tenemos que cambiar para que no nos pase lo mismo.

Ahora bien, como vamos a enseñar?

Los adultos hace mucho tiempo que dejaron la escuela, por tanto enseñar como se hace en el colegio no es algo muy practico, además según varios estudios, recordamos el 20% de lo que oímos, el 40% de lo que vemos, el 60% de lo que vemos y oímos y el 80% de lo que hacemos.

Esa es la clave, aprender haciendo, si no te lo crees explícale a otra persona la técnica de atarse los cordones de los zapatos sin utilizar un cordón, veras lo complicado que es.

Así que vamos a enseñarles a las personas como hacer el trabajo de otra forma practicando la nueva forma.

Por ejemplo puedes empezar practicando las 5S, hacer que todos se pongan a colocar las cosas en su sitio, creando áreas limpias, definiendo pasillos, dejando zonas identificadas con carteles, etc.,  esto tendrá mucho mejor efecto que si lo haces tu y después se lo explicas, ya que ellos participan.

Además como la memoria se va perdiendo según nos hacemos mas mayores, es mucho mejor utilizar sistemas visuales que nos permitan recordar las cosas.

Por ejemplo siguiendo con el tema de las 5S, si todas las zonas están despejadas y sin ningún tipo de basuras o desperdicios las personas se acostumbraran a tirarlos en los cubos de basura que hayamos colocado.

Un ejemplo de esto pasa con los fumadores españoles cuando viajan al norte de Europa, como no se ve ni una sola colilla de tabaco en el suelo, no saben que hacer con la suya y se la guardan hasta encontrar la papelera, sin embargo como en España hay miles en el suelo, total que mas da tirar una mas.

Poner recordatorios de los días sin limpiezas adicionales, sin accidentes o sin errores refuerza la moral de todos los implicados y eso hace que se eviten los comportamientos que pueden generarlos.

Ahora bien falta una cosa y esa es la disciplina y el control, no esperes que las personas cambien inmediatamente, tienes que comprobar cada día ( y a veces cada hora) que las cosas se hacen como se han dispuesto, para ello es muy útil el aliento en el cogote, si los operarios te ven continuamente en la zona de trabajo, veras como se concentraran en su trabajo y no habrá tantos errores o despistes.

Así que una vez que tenemos las razones explicadas, hemos involucrado a las personas en efectuar los primeros cambios, hemos puesto indicadores visuales y hay disciplina todo se completa con la practica, repetir, repetir, repetir y volver a repetir.

De esta forma se consigue el habito y una vez que se ha aprendido el habito ya no se cambia, la gente se acostumbra y lo empieza a asumir como lo normal.

Pero esto no puede ser una moda para este mes y después dejarse en desuso.

Las personas tienen que ver que para ti es importante y que estas comprometido con este cambio, en caso contrario, si no lo ven como importante para ti, ¿porque va a serlo para ellos?

Y aquí va otra parte de Lean, el respeto, la idea de lean no es exprimir a las personas sino colaborar con las personas para que haya mejora continua, si queremos que colaboren con nosotros dando ideas para mejorar, no podemos tratarlas como si fueran una maquina mas, tenemos que demostrar (si demostrar y no decirlo únicamente) que las personas son lo mas importante de la empresa.

Si lo que hacemos es conseguir mejorar algunos procesos y acto seguido echamos a 3 personas a la calle, el resto entenderán el mensaje.

Lo mejor es no colaborar porque después te echan!!

Como ves es fácil de decir, pero no sencillo de hacer, sin embargo recuerda lo que no pagues en entrenamiento lo pagaras en reclamaciones ya que tus empleados seguirán pensando que las cosas van mas o menos bien.

Saludos.

Luis Perona.

Si tenéis dudas o queréis mas información sobre el tema enviadnos un mail a info@excelean.com

Mantener resultados en el tiempo.

En ocasiones me preguntan porque algunas organizaciones que han empezado a trabajar con lean y han tenido buenos resultados se van parando poco a poco y finalmente pierden todo lo bueno que habían conseguido.

La realidad es que como siempre todo depende de la gente, del factor humano.

No trabajamos solo con maquinas, trabajamos con personas, y por ello, es mas parecida nuestra labor a la de un entrenador de un equipo de futbol que a un mecánico que trabaja solo con maquinas.

Si nos fijamos en la selección española de futbol que tantos éxitos ha tenido en los últimos años, hay 2 cosas que destacan:

1º El talento de los jugadores, que en nuestro caso seria el talento de nuestro equipo de trabajo.

2º La sintonía entre el entrenador y los jugadores, que debe ser total.

¿Qué ocurre si el entrenador toma decisiones caprichosas, tiene a sus favoritos que siempre juegan porque son sus amigos o permite que algunos se salten las normas de comportamiento?

Que el equipo ya no juega como tal sino como individuos y por tanto no funciona.

En las empresas nos pasa igual, si no tenemos buenos operarios y mandos intermedios y no trabajamos con sintonía, empiezan los grupitos, los chismes, etc. y al final cada vez hay mas problemas, errores, reclamaciones, etc.

Para no llegar a esa situación hay 3 aspectos que debemos evitar:

1º No tener claros los objetivos.

Parece algo básico pero la mayoría de las empresas no clarifican a las personas cuales son los objetivos ni como va la empresa en relación a esos objetivos.

Es algo parecido a si el equipo de futbol estuviera jugando y no supiera el resultado ni el tiempo que queda de partido.

¿Jugarían igual si fueran perdiendo por 1-0 y quedaran 5 minutos para terminar, que si fueran ganando por 3-1 y quedaran 5 minutos?

No ¿verdad?, pues lo mismo pasa en las empresas, si no explicamos lo que tenemos que hacer y damos información regular de cómo lo estamos haciendo no podemos esperar que la gente se implique y esfuerce.

2º Sobrecargar a la gente.

En muchas empresas se tiende a cargar a los trabajadores con demasiadas cosas que no tienen que ver con su trabajo, como informes, estadísticas, cursos que no les sirven para nada, etc.

La sobrecarga también viene por burocracias absurdas, interrupciones continuas de su trabajo por urgencias o por cambios en la planificación, software que tienen que utilizar y para el que no han recibido el entrenamiento adecuado y por supuesto jefes que no están en el Gemba con ellos ayudándoles en su trabajo sino que desde su despacho se dedican a crear nuevas y absurdas ideas que no sirven para nada.

Volvemos al ejemplo del futbol, ¿que pasaría si el entrenador no estuviera en la banda viendo el partido sino en una oficina viéndolo por televisión y se dedicara a enviar mensajes por mail a sus ayudantes para cambiar la posición de los jugadores?

Lo mas seguro es que hubiera descoordinación entre los jugadores y que las instrucciones fueran erróneas porque por televisión no se ve todo el campo y lo que les sucede a los jugadores, solo se ve una parte.

Pues eso que parece cómico sucede diariamente en la mayor parte de las empresas, los grandes jefes llegan con sus nuevas y maravillosas ideas, que se han decidido en una oficina pero en las que nadie ha verificado si se pueden poner en marcha, porque nadie de esos grandes jefes se ha bajado a la zona de operaciones a verificar que hace la gente, porque lo hace y sus ideas se pueden aplicar.

La gente funciona mucho mejor como equipo que de forma individual cuando existe el habito de trabajar juntos para resolver problemas.

Resolver problemas de forma conjunta (jefes, mandos intermedios y operarios) transmite la idea de que todos estamos en el mismo barco y todos cooperamos, igual que sucede en los equipos de futbol bien organizados.

Todos ganamos y todos perdemos.

El tema es que la gente se interesa en su trabajo si el jefe demuestra que se interesa en el trabajo de ellos.

3º La falta de motivación.

Este es un aspecto fundamental y suele venir a raíz de los éxitos.

¿Como se sienten los futbolistas españoles, cuando la gente sale a las  calles a recibirles y decirles lo fantásticos que son?

¿Crees que su motivación viene del dinero que ganan? Seguro que no , viene de ver el fruto de su trabajo y la alegría de los que les rodean.

Pues en las empresas pasa lo mismo no se motiva mas a la gente por darles mas dinero, sino por mostrarles que se valoran sus ideas, que se ponen en marcha y que se cuenta con ellos.

Por supuesto la compensación económica debe ser justa, pero lo que hace que las personas se comprometan es mas lo que obtienen como satisfacción personal.

Si no te lo crees mira la cantidad de gente que trabaja como voluntarios en muchas organizaciones, te dirán que ellos no lo harían por dinero.

Al final como se suele decir en Lean, Todo depende de la gente, tu gente, por tanto cuídalos y muéstrales:

1º Objetivos claros con feedback frecuente.

2º No sobrecargues a la gente y trabaja con ellos en el Gemba.

3º Motívales mostrando que valoras sus ideas y las pones en marcha.

Alguno dirá que eso es muy difícil y que no vale la pena, pero recuerda si no eres distinto acabaras extinto.

Saludos.

Luis Perona.

Si queréis saber mas sobre el tema envíanos un mail a info@excelean.com

Si el estudiante no ha aprendido el maestro no ha enseñado.

Si el estudiante no ha aprendido el maestro no ha enseñado.

Hace algún tiempo leí esta frase de la filosofía Lean en los principios de Toyota, y la verdad es que no entendía claramente como podía ser cierta.

Pensaba que hay gente que no quiere aprender y que por tanto la frase no podía ser cierta.

Sin embargo, después de varias ejecuciones lean, me di cuenta de que era completamente cierta.

El hecho es que en la mayoría de las empresas se enseña a los operarios a trabajar con una información muy basica sobre los procedimientos a ejecutar, y rara vez se les explica el porque se trabaja de esa manera, así que al final las personas trabajan tal como alguien les ha dicho y ese a su vez tal como el que le enseñó, y al final la respuesta es “aquí siempre se ha hecho así” sin entender por que.

Es como aquella historia de la recién casada que al preparar su primer filete cortaba los bordes del mismo, el marido le preguntaba porque lo hacia así y la respuesta era, porque mi madre siempre lo hacia así.

Por tanto intrigados, le preguntaron a la madre y la respuesta fue: 

Mi madre siempre lo hacia así.

Entonces le preguntaron a la abuela y está contesto:

“Solo tenia una sartén muy pequeña y el filete no cabía entero en ella.

¿Por que hablo de esto ahora?

Curiosamente la semana pasada estaba buscando información para repasar en verano para mis hijas y encontré una web extraordinariamente realizada de un instituto de Fuengirola (Málaga) en la que había múltiples ejemplos relacionados con las ciencias naturales para niños, con esquemas, animaciones, ejercicios para practicas, videos de YouTube, etc.

Este es el link por si os interesa. http://www.iessuel.es/portal/

Hay que ir al enlace del departamento de ciencias naturales.

Es la 1ª vez que veo una web así de un instituto y desde luego tengo que quitarme el sombrero ante los profesores que la han realizado ya que los niños que tengan estos profesores sin duda sacaran mejores notas que los demás.

El trabajo de los profesores es exceleante y se nota que han dedicado muchas horas a realizarlo.

La pena es que esta es la excepción, la mayoría de los profesores no hacen nada parecido ni por casualidad y por tanto el estudiante no ha aprendido.

Seria muy razonable que los responsables de educación, se fijaran en que gran parte de lo que está envuelto en el fracaso escolar tiene que ver con los métodos de enseñanza y el ejemplo de este instituto lo muestra claramente.

De igual modo la pregunta para las empresas es :

¿Inviertes en la formación de tus empleados? ¿Como? 

¿Quien es el que enseña? ¿El mas capacitado? 

¿Tienes un formador definido para enseñar a tus operarios los pasos clave a ejecutar y las razonas por las que ejecutarlas en ese orden? 

¿Tienen tus operarios al menos 40 horas de entrenamiento al año?

Puedes pagar antes o después, lo que no pagues en formación lo pagarás en reclamaciones, errores, reprocesos, y tiempo malgastado.

Es tu decisión, pero de nuevo la filosofía Lean da en el clavo, con esta frase:

Si el estudiante no ha aprendido, el maestro no ha enseñado.

Saludos.

Luis Perona.

Si queréis saber como ejecutar lean, enviadnos un mail a info@excelean.com

Herramientas Lean y PDCA

Uno de los tópicos de lean, es la necesidad de ir mas allá de las herramientas.

Las herramientas lean son aquellas que nos permiten practicar PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Algunas de esas herramientas son el trabajo estandarizado, los A3, etc entre otras.

Sin embargo el ciclo PDCA es muy importante porque es la clave para aprender rápidamente en condiciones reales de trabajo con sus presiones y problemas diarios.

Es fácil aprender nuevas cosas en muchas situaciones pero ese aprendizaje se pierde si no se practica con frecuencia.

Lean tiene que ver con colaborar con otras personas por medio de identificar problemas y necesidades y trabajar de forma conjunta para solucionarlos.

Básicamente Lean tiene que ver con resolver problemas y para ello tenemos que aprender de forma conjunta con otros, la pregunta es como hacerlo.

Para ello tenemos que preguntarnos primero. 

¿Cual es el objetivo? ¿Cual es la necesidad? ¿Que problema estamos tratando de solucionar?. 

Tenemos que estar seguros de que todos entendemos cual es el problema y que todos estamos de acuerdo en que ese es el problema, antes de buscar como resolverlo.

Ahora necesitamos a las personas adecuadas para resolverlo, para ello hay que preguntarse:

¿están estas personas cerca de donde se ejecuta el trabajo? ¿Son las que lo realizan? ¿Saben de las maquinas, equipos, procesos, etc para hacer o mejorar el trabajo?

Ahora tenemos que asegurarnos de que tenemos un espacio en el que se puede hablar libremente y explicar los problemas y las ideas.

Las personas tienen que saber que se las va a respetar, que somos un equipo y que por tanto tienen que expresarse de forma libre aunque educada.

Para ello vamos a hablar sobre el trabajo no sobre la persona que lo realiza, lo que permite que los operarios no se sientan examinados.

A fin de evitar entrar en discusiones sobre lo que hizo uno u otro en el pasado, tenemos que tener un moderador que sea experto en Lean, y que pueda hacer que todos participen y se centren en lo que nos interesa (resolver el problema).

Para ello necesitamos que el proceso sea visible, cuanto mas complejo es el proceso, mas importante es que todo el mundo pueda verlo claramente.

Esto va mas allá de las 5S o el VSM, lo que tenemos que hacer es que las personas que están en el equipo entiendan claramente en que consiste el proceso, donde esta el problema y porque se trabaja de esa manera.

Utilizar el video para ver la secuencia de trabajo es una herramienta muy útil.


Saludos.


Luis Perona.


Si tenéis dudas, enviadnos un mail a info@excelean.com, será un placer ayudaros.